微站版,支持“票务版”全功能及微站系统;可以根据活动展示更为丰富的活动信息
一、简介
适用于有在线页面展示需求的会议与活动。支持票务版全功能同时可以根据活动展示更为丰富的活动信息。支持九宫格信息展示,嘉宾介绍、日程安排、座位号查询等功能;支持在线报名及购票;支持现场验票和制证等。
二、活动创意
微站版会务系统是一种专为会议和活动量身定制的工具,它通过集成多种功能,为会议的策划、组织和推广提供全面支持,为组织者提供移动化、数字化的会议解决方案,使参会者能够通过手机随时随地获取会议动态、共享会议信息,并轻松进行互动。微站版的主要特点包括信息的九宫格集中展示、便捷的移动端访问、实时内容更新、强大的互动性、在线报名购票、现场验票及制证等。
它的优势在于能够提供一站式服务,涵盖会前、会中、会后的各个阶段,简化了会议管理流程,提高了会议效率。同时,它还具有高性价比,即使是没有计算机基础的用户也能轻松创建和管理会议微站,节省了时间和成本。通过微站版,主办方可以全方位提升会议质量和效果,使其成为数字化会议管理的重要工具。
1.创意描述
主办方:
1.登录管理平台,创建活动,输入活动名称、时间、地点等关键信息;
2.设计报名表单和相关功能,包括必填项和选填项,如姓名、联系方式、职位、支付方式等;
3.设定不同的票种(如早鸟票、团体票、VIP票等)和价格,以及购票规则(如退票政策、限购数量)、验票方式、验票规则和签到点权限等;
4.自定义设计活动日程、嘉宾介绍、会议介绍、会议报名、地图导航等各个子页面和微站主页;
5.正式发布活动,并监控各渠道的流量和转化数据,优化推广策略,实时更新门票信息,如价格变动、票种增减等;
6.会议现场设置好签到点,并由工作人员使用设备对参与者进行验票,验票后自动打印胸牌、参会证等作为会议凭证;
7.会议结束后,主办方可以利用系统记录的数据进行分析,比如各渠道报名人数、参与人数、入场时间分布等,以优化未来的活动管理。
参与方:
1.参与者线上浏览信息后,扫码或者点击链接登录进入会务微站版页面,浏览会议相关信息并根据自己的需求选择是否报名参加本次活动以及适合自己的票种。
2.参与者根据组织者提前设计好的表单内容填写必要的报名信息,如姓名、联系方式、电子邮件、职位、所属机构等。
3.根据参与者需求选择合适的支付方式,根据平台支持的不同,可以有多种支付方式可供选择,如支付宝、微信支付、线下支付等。
4.支付成功后,参与者可在个人中心查看电子票二维码,也可以通过短信/邮件等方式收到门票信息,并以此作为参与活动时的入场凭证。
5.活动当天,携带电子票或其他主办方允许的凭证到达现场,通过扫码等方式快速完成验票入场。
6.签到成功后,根据需要,参与者可能会获得打印的胸卡,持胸卡进入会场。
2.适用场景
企业大会、学术研讨会、行业交流会、产品发布会、展览会、培训等其他大型活动
三、方案功能
微站版方案具有多项核心功能,主要分为票务版和活动微站两大板块,为参会者提供便捷的信息获取和服务支持,同时也帮助主办方提高会议管理效率,是现代会议活动不可或缺的工具。
1. 自定义九宫格展示
会议微站支持首页采用直观的九宫格进行信息展示,组织者可以设计九宫格中的素材图片或图标样式,使其与活动的主题相符,并提高页面的视觉吸引力。参与者点击图标即可跳转到相应的页面,这种布局方式不仅使得信息的呈现更加清晰、有条理,还能让参会者快速找到所需信息,提升参会体验。
2. 重要信息展示
会议微站的子页面可以根据不同活动的需要进行分类展示,每个子页面用于展示不同的内容,比如嘉宾介绍、活动日程、活动主题、注意事项介绍等重要的信息。该功能可以将信息准确的传达至参与者,参与者在正式活动当天之前就可以提前了解活动的重要信息,同时也可以有效提高活动的参与率。
3. 信息查询与反馈
信息查询功能是会议微站的又一重要特色,组织者可以在后台设置好查询的条件和结果,如通过姓名、手机号、职位等信息查询参会者的座位号、车次号、房间号、餐券等情况,参会者只需在微站相关页面输入信息即可快速查询到所需内容。这一功能为参会者提供了极大的便利,使他们能够随时了解会议活动的相关信息,同时也为组织者节省了人力和时间,提高了会务管理的效率。
4. 地图导航
微站支持通过外链和热区的方式设置地图导航,参与者点击后即可一键进入地图导航,可以更方便且准确的传达和接收活动具体地址。
5. 自由页面
除了内置的一些固定页面外,主办方还可以根据需要添加其他自由页面,如问卷调查、资料下载等多个页面,满足主办方的个性化需求。
6. DIY编辑器
会议微站系统提供了一系列的自定义工具,可以根据活动需求自由的添加页面,同时也可以根据活动的具体需求和品牌特色,自由地定制包含视频、图片、文字内容的活动页面的设计和内容。组织者可以使用系统内置模版也可以自定义网页展示内容,灵活调整文字、图片、视频及动画效果。
DIY编辑器还支持在九宫格按钮设置外部链接,以便将参与者引导到其他网站或资源。例如引导参与者进行在线支付、参与问卷调查或跳转到合作伙伴的页面等操作。
除此之外,DIY编辑器支持在图片上设置热区,参与者可以点击图片热区来浏览更多信息、进行注册或导航到其他页面。
7. 报名购票验票及多票种管理
会议微站版系统支持进行在线报名购票及现场验票进场,支持微信、支付宝、线下等多种支付方式。报名成功后会生成门票信息,会议现场参会者只需出示电子门票即可完成验票流程,快速进入会场。组织者可以根据需要选择H5验票、扫码枪验票等多种验票方式。这一功能简化了报名及验票流程,提高了入场效率。
8. 现场多签到点验票
方案支持H5验票、扫码枪/扫码盒子、身份证刷卡等验票方式,让票务检查变得更为简单和快捷。
同时为了满足大型活动的需求,该方案还可以进行多签到点同时验票,极大的提高了现场的入场效率,减少了拥挤和排队的现象。
9. 现场打印制证
方案支持现场打印制证,可选择不干胶打印、PVC打印、铜版纸卡片打印,支持兼容各种打印设备,同时可进行简易连接、自动打印、定制模版、多次打印,却保每一位参与者都能得到专属于自己的、专业的身份凭证。
10. 短信消息通知及回复
报名成功后,组织者可以一键群发电子票短信,活动中的其他阶段也可以使用短信进行及时通知,如:付款提醒、门票审核、验证码、中奖通知等,使主办方可以及时地向参会者发送重要的信息和提醒。
同时短信消息还可以支持接收参会人回复的短信内容,方便与参会者取得及时沟通;组织者可以查看短信日志,并针对发送失败的短信进行一键重发。
11. 自定义设置报名表单
方案支持自定义设置报名表单,可以根据所需字段添加相应组件,如姓名、职位、手机号、发票等通用组件和其他自定义组件。
同时为了满足组织者的个性化需求,各组件的提示文字也可以选择一键隐藏。
组织者还可以根据需求设置门票规则和字段规则,即不同门票所展示的报名表单内容有所不同,也可以实现选择某一字段则同时也需要填写另一字段。
12. 自定义页面效果和动画
该方案支持自定义所有票务页面的效果和动画,包含活动信息、门票列表、门票详情、弹窗等各种页面,使其更符合您的品牌形象和活动主题。设置方式采用组件化、拖拽式模式,简单易操作。
13. 多渠道管理
微站版会议系统支持通过二维码、链接、海报等方式在微信、官网、抖音等各种平台进行分享和推广,方便主办方宣传会议,吸引更多参会者。同时也可以实时监控各渠道的宣传报名效果,为后续的分析和决策提供数据支持。
四、实施与执行
为了确保会议微站方案能够顺利实施,设备的准备和执行的细节至关重要,以下是活动现场需要准备的主要设备及执行时的注意事项:
1.设备准备
签到验票设备:如果会议和活动涉及到现场签到验票,则根据需要提前准备并连接测试好验票设备,如手机/平板、扫码枪、扫码盒子、RFID设备等,为保证活动的顺利进行,可准备多种验票方式。
后台管理设备:配备笔记本电脑或后台控制台,用于实时监控现场数据和更新变更数据,确保活动顺利进行。
大屏幕显示设备:建议使用高清LED大屏,能够清晰展示会议主题、嘉宾信息、会议资料等。如果活动场地较大,确保屏幕足够大以便所有参与者都能清晰看到。
音响系统:确保场地有良好的音响系统,便于主持人和嘉宾与观众互动,引导活动节奏。
无线网络:稳定的Wi-Fi是保证参与者顺利验票进场和现场互动的关键,确保场地的无线网络覆盖良好,带宽充足,能够支持大量设备同时接入并进行数据传输。
2.现场注意事项
全流程测试:会议微站在正式活动之前,还涉及到线上的宣传及销售,因此在正式对外发布微站前,还需要根据活动需求,模拟全流程,对本场活动涉及到的每个功能、页面、权限等进行全流程的模拟和测试。其中如涉及到购票环节则需要对收款服务的全流程进行重点测试,此环节如果遇到支付报错,需要仔细检查参数设置、密钥、授权和公众号问题;如果支付提示appid 和mch_id不匹配,可能是公众号与微信支付没有关联,登录已授权的公众号后台进行绑定即可。
网络稳定性:如会议需要现场签到验票和实时互动环节,那么则对网络要求较高确保现场Wi-Fi稳定,避免出现网络中断或卡顿,影响参与者的体验。可提前与场地技术团队进行测试,准备备用的4G/5G路由器作为网络备份。
设备调试与测试:在活动开始前,应提前完成所有设备的调试。建议进行一次完整的流程彩排,确保所有设备和环节都能无缝运行。
实时数据监控与应急措施:后台管理人员应实时监控会议信息数据,及时发现并处理突发问题。例如,如果某个环节临时修改,可能需要现场调整微站展示内容。
设置验票点:在会议或活动入口处设置多个验票点,每个验票点配备好验票和制证的相关设备。
指示牌和引导:设置清晰的指示牌,引导参会者前往验票点进行验票。
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